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2019 | Buch

Herausforderungen des Projektportfolio-Managements Kapitel lesen Erstes Kapitel lesen

Projektportfolio-Management

Strategisches und operatives Multi-Projektmanagement in der Praxis

herausgegeben von: Matthias Hirzel, Dr. Wolfgang Alter, Cornelia Niklas

Verlag: Springer Fachmedien Wiesbaden

Enthalten in: Springer Professional "Wirtschaft+Technik" , Springer Professional "Wirtschaft"

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Über dieses Buch

Verbessern Sie mit diesem Buch das Projektportfolio-Management in Ihrem Unternehmen
In Organisationen laufen viele Projekte gleichzeitig, oft jedoch fehlt der Überblick:
• Welche Bedeutung und welche Dringlichkeit besitzen sie?• Wie viel Personal- und Investitionskapazität binden sie?
In vielen Fällen mangelt es am Informations- und Wissensaustausch zwischen den Projekten. Ähnliche Arbeiten werden mehrfach gemacht, Fehler ebenso. Dieses Buch zeigt die mit dem Management des Projektportfolios verbundenen Effektivitäts- und Effizienzsteigerungen und macht das dafür benötigte methodische und organisatorische Wissen verfügbar. Anhand von Praxisbeispielen geben die Autoren aus Wirtschaft, Wissenschaft und Beratung Impulse für die Einführung und Verbesserung des Projektportfolio-Managements
Die 4. Auflage wurde grundlegend überarbeitet
Für die 4. Auflage wurden die Methoden konkretisiert, die Praxisbeispiele aktualisiert und weitere hinzugefügt. Dabei hat der Aspekt Software-Unterstützung einen größeren Raum erhalten. Die Autoren des Buches beleuchten die Thematik aus unterschiedlichen Blickwinkeln und machen deutlich, worauf es beim Management des Projektportfolios ankommt:
• Strategischer Kontext• Einfache Methodik• Abgestimmte Arbeitsweisen• Klares Entscheidungsprozedere• Homogene Projektbündel• Dosierter IT-Einsatz• Konsequente Implementierung
Die Herausgeber dieses Buches über das Projektportfoliomanagement haben unterschiedliche Beiträge zu den folgenden thematischen Schwerpunkten zusammengetragen:
• Herausforderungen des Projektportfolio-Managements• Agiles Projektportfolio-Management zur Strategie-Implementierungs-Kontext• Methoden und Organisation• Ressourcen für das Projektportfolio• Impact-Risk-Performance von Projekten• Risikomanagement im Projektportfolio• Bewertung, Auswahl und Priorisierung von Projektportfoliomanagement-Software und -Tools• Controlling des Projektportfolios auf Basis der Arbeitswertanalyse• IT-Unterstützung im Projektportfoliomanagement• Team Performance und Wirksamkeit• Behördliches Multiprojektmanagement aus organisatorischer Sicht• Strategisch initiierte Prozesskettenoptimierung im internationalen Projektportfolio• Stakeholder- und Änderungsmanagement

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

Ansatz und Anspruch

Frontmatter
Herausforderungen des Projektportfolio-Managements
Zusammenfassung
Neuerungsvorhaben werden mit Projekten umgesetzt. Ihre Anzahl, Struktur und Zielsetzung, ihr Ressourcenbedarf und ihr Verhältnis zueinander geben Aufschluss über Richtungen und Intensität der Veränderung der Organisation als Ganzes. Um hier Transparenz und Steuerungsfähigkeit zu gewährleisten, muss den unterschiedlichen Anforderungen der Organisation Rechnung getragen werden. Worauf es ankommt, wird im folgenden Beitrag aufgezeigt.
Matthias Hirzel
Das Umfeld des Projektportfolio-Managements
Zusammenfassung
Ein strategisches Projektportfolio ist eine bewährte Methode, um Geschäfte nachhaltig und langfristig zu entwickeln. Denn für die ausgewählte Strategie müssen die verfügbaren internen und externen Ressourcen so eingesetzt werden, dass das Geschäftsmodell und der Geschäftsplan effektiv, effizient und nachhaltig unterstützt werden. Jedoch beeinflusst das interne und externe Umfeld den Erfolg und die Leistungsfähigkeit im Projektportfolio wesentlich. Denn entsprechende Leadership-, Management- und Portfolioprozesse entfalten erst ihr volles Potenzial, wenn eine Organisation ihre spezifischen Werte, Ziele, Motivationen, Kompetenzen und Prioritäten kennt sowie denkbare, zukünftige Entwicklungen unter der Berücksichtigung von Chancen und Risiken hinreichend betrachtet. Das breite Feld der Praxiserfahrungen lässt fünf Bausteine im Umfeld des Projektportfolio-Managements als wesentlich erkennen. Damit können die Fragen „Warum? Wie? Was?“ umfassend beantwortet werden und ein Strategisches Projektportfolio entfaltet seine volle Wirksamkeit.
Wolfgang Alter
Agiles Projektportfolio-Management zur Strategie-Implementierung
Zusammenfassung
Mit Hilfe strategischer Projektportfolien können Führungskräfte die Umsetzung der Strategie und der daraus abgeleiteten operativen Ziele systematisch vorantreiben. Eine Kopplung etablierter Methoden wie der Balanced Scorecard oder Strategy Map mit dem Projektportfolio-Ansatz kann den Wirkungsgrad einzelner Aktivitäten deutlich erhöhen und die Kräfte im Unternehmen gezielt bündeln. Dabei kann ein agiler Prozess die dynamische Entwicklung der Märkte sowie der Rand- und Rahmenbedingungen berücksichtigen. Die Mitarbeiter spielen dabei eine zentrale Rolle.
Ingo Gaida
Projektportfolio-Management im Unternehmens-Kontext
Zusammenfassung
In dem Beitrag geht es um Verbindung zwischen der Strategische Positionierung eines Unternehmens mit der Planung und Steuerung der Erneuerungs- und Veränderungsvorhaben. Der strategisch und operative Bezug, die Planungs- und Steuerungserfordernisse sowie die methodische und organisatorische Verankerung des Projektportfolio-Managements werden aufgezeigt.
Matthias Hirzel
Plädoyer für ein ergebnisorientierteres Projektportfolio-Management
Zusammenfassung
Ob ein Projekt erfolgreich ist, zeigt sich bei der Nutzung der Projektergebnisse. Diese Phase wird aber in Portfoliobetrachtungen oft vernachlässigt. Erst dann ist jedoch klar, ob wir die richtigen Projekte richtig gemacht haben und wir können aus den Projektergebnissen lernen. Erfolg darf zudem nicht auf wenige Kennzahlen reduziert werden. Wenn Kennzahlen wie der ROI in der Planung von Projekten erstellt werden, müssen diese von den Beteiligten verstanden, akzeptiert und auch im Ist-Zustand gemessen werden. Das Projektportfolio-Management muss in dieser Richtung erweitert werden, um zu echten Erfahrungsgrößen und methodischen Ansätzen zur Beurteilung von Projekten zu gelangen.
Klaus Schopka
Agile Methoden als potenzielle Game Changer für das Projektportfolio-Management
Zusammenfassung
Zunehmende Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität prägen die heutige Welt. Vorhersagbarkeit und Planungssicherheit verlieren immer mehr an Bedeutung. Dies hat weitreichende Konsequenzen für Unternehmen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Firmen in der Lage sein, Entscheidungen schnell zu treffen und Ressourcen umzuschichten, um von neuen Chancen profitieren bzw. Risiken reduzieren zu können. Agilität ist die Antwort auf eine zunehmende Umweltdynamik. Das gilt nicht nur für die Linienarbeit, sondern in besonderem Maße auch für die Projektarbeit. Die Verbreitung agiler Methoden ist bereits in vollem Gange. In Zukunft wird die Kombination aus klassisch, agil und hybrid gemanagten Projekten das „New Normal“ im Projektmanagement sein. Ein unternehmens- oder bereichsweites Projektportfolio-Management muss die agil und hybrid geführten Projekte sinnvoll integrieren. In dem Beitrag wird diese Herausforderung für alle Phasen des Projektportfolio-Managements – von der Projektidentifikation über die -auswahl bis zur Projektportfoliosteuerung und -kontrolle – diskutiert und die Frage beantwortet, ob agile Methoden gar als Game Changer für das Projektportfolio-Management dienen.
Sabine Jaritz

Methoden und Organisation

Frontmatter
Synergien in der Projektlandschaft nutzen
Zusammenfassung
Wie oft wird die Synergie von Projekten als Argument herangezogen, vermutet oder beschworen. Um was es dabei wirklich geht, kann kaum aufgezeigt werden. Hier will der Beitrag methodische Hilfestellung geben. Anhand von Matrixbetrachtungen werden quantitative und qualitative Effekte erfasst und zu Messgrößen für das Synergiepotenzial im Ganzen aggregiert. Anschließend erfolgt eine Kontextbetrachtung unterschiedlicher Möglichkeiten zur Bewertung des Projektportfolios.
Matthias Hirzel
Wie Projekt-Erkenntnisse zu angewandten Wissen werden
Zusammenfassung
In jedem Einzelprojekt werden Erfahrungen gesammelt, wird Wissen eingesetzt und Erkenntnisse gewonnen. Meist bleiben diese Erfahrungen und Erkenntnisse aber im Projekt bzw. bei den Projektbeteiligten. Es gelingt kaum die Erfahrungen andere Projekte verfügbar zu machen. Da hilft auch eine Evaluation am Ende eines Projekts – wenn sie denn überhaupt stattfindet – nur bedingt weiter. Der folgende Beitrag nimmt sich dieser Fragestellung an. Es werden Ansätze und aufgezeigt, wie relevantes Erkenntnisse der Einzelprojekte in möglichst einfacher Weise erfasst und dem Projektportfolio bzw. anderen Projekten als Wissen verfügbar gemacht werden kann.
Matthias Hirzel
Ressourcen für das Projektportfolio verfügbar machen
Zusammenfassung
In einer dynamischen Welt erfordern Neuerungs- und Änderungsvorhaben meist solche Ressourcen, die in der Organisation kaum verfügbar sind bzw. erst geschaffen werden müssen. Es ist daher einerseits wünschenswert, dass die Projekte strategische Ressourcen aufbauen helfen, und andererseits, dass sie sich in freier Wahl Ressourcen außerhalb der Organisation bedienen können. Hier die richtige Ausgewogenheit zwischen Projektportfolio- und Ressourcenmanagement zu schaffen, ist eine komplexe, wohl aber entscheidende Aufgabe.
Matthias Hirzel
Strategisches Ressourcenmanagement – alles eine Frage der Priorität?
Zusammenfassung
Die Ressourcen eines Projektportfolios von mehreren 100 Projekten optimal zu verteilen ist keine einfache Aufgabe – und aufgrund einiger Besonderheiten erst recht nicht für eine öffentliche Verwaltung. In der Landeshauptstadt München (LHM) werden die Ressourcen des IT-Projektportfolios anhand eines selbst entwickelten Vorgehens möglichst optimal verteilt. Der Praxisbericht zeigt einen Einblick, wie die Ressourcenplanung klaren Priorisierungskriterien folgt, weshalb es sinnvoll ist, sich zunächst auf die Engpassressourcen zu fokussieren, und wie dadurch eine bessere Nutzung der vorhandenen Ressourcen erfolgen kann.
Ralf Gabriel
Impact-Risk-Performance von Projekten und Projektportfolios
Zusammenfassung
Es geht um die Frage, wie die gewünschte Wirkung eines Projekts in die Einschätzung des Erfolgs einbezogen wird und wie dafür praxistaugliche Indikatoren gewählt werden. Dies kann klassisch durch eine „Return on Invest-Rechnung“ erfolgen. Dabei kann das richtige Zusammenspiel von Daten und Genauigkeit, die nicht perfekt vorliegen bzw. die viele Annahmen verlangen, helfen, relevante Informationen für Entscheidungen zu generieren. Hier setzt die Impact-Risk-Performance-Betrachtung an. Sie bietet ein vereinfachtes und praxistaugliches Verfahren nach dem Prinzip „Lieber ungefähr richtig, als präzise falsch“.
Ingo Gaida, Michael Heite, Matthias Hirzel
Risikomanagement im Projektportfolio
Zusammenfassung
Das Risiko eines einzelnen Projekts mag beherrschbar sein, was aber wenn das Projektportfolio in seine Gänze Risiken aufweist, die, sollten sie eintreten, existenzgefährdend sind? Das Risikomanagement des Projektportfolios basiert auf den Risiken der einzelnen Projekte hat aber nochmals eine eigen Dimension, wenn es darum geht, Interdependenzen der Projekte untereinander zu berücksichtigen, die Tragfähigkeiten des Unternehmens im Auge zu behalten und die Entwicklung im Zeitverlauf zu erkennen. Schließlich spielen die unterschiedlichen Risikoarten eine nicht unerhebliche Rolle. Auf die Ermittlung der Risiken von Einzelprojekten wird nur soweit notwendig eingegangen. Schwerpunkte sind methodische und organisatorische Aspekte die die Summe aller Projekte, eben das Portfolio betreffen.
Matthias Hirzel
Bewertung und Auswahl von Projektportfolio-Management-Software
Zusammenfassung
Projektportfolio-Management (PPM) ist ein informations- und arbeitsintensiver Prozess – und damit ein ideales Anwendungsfeld für Informations- und Kommunikationstechnologien. Datensammlung, Datenverarbeitung, Auswertung, Visualisierung und Simulation sind beispielhafte Bereiche, für die sich PPM-Software zur Management-Unterstützung eignen. Dieser Beitrag befasst sich mit der Frage, welche Faktoren bei der Einführung einer PPM-Software zu beachten sind, insbesondere wie die Abstimmung auf die spezifischen Unternehmensbedürfnisse erfolgen sollte.
Jan Bernstorf, Xijun Fu
Controlling des Projektportfolios auf Basis der Arbeitswertanalyse
Zusammenfassung
Das magische Dreieck des Projektcontrollings: „Zeit-Kosten-Ergebnis“ hat einen Pferdefuß: Kosten und Zeit werden quantitativ gemessen, Ergebnisse qualitativ eingeschätzt. Wie aber soll hier eine Aggregation über alle Projekte erfolgen? Konkret: Was ist der Ergebnisstand des Projektportfolios? Antwort kann das Arbeitswertkonzept geben. Mit ihm werden Ergebnisse monetär erfasst und damit vergleichbar gemacht.
Matthias Hirzel
IT-Unterstützung im Projektportfolio-Management
Zusammenfassung
Die Menge von Projektarbeit nimmt zu, die Projekte werden zunehmend interdisziplinär und weisen untereinander viele Abhängigkeiten auf. Projektideen müssen gesammelt und bewertet, Prioritäten gesetzt, die Umsetzung koordiniert und auf Planabweichungen muss reagiert werden. Hierfür ist ein hohes Maß an Kooperation, Koordination und Zusammenarbeit erforderlich. Zwecks Koordination der Zusammenarbeit in und zwischen den Projekten wird oft ein Project Management Office (PMO) eingesetzt, doch Umfang und Dynamik dieser Arbeiten und insbesondere die notwendige Vernetzung der Akteure lassen sich angesichts des zunehmenden Umfangs und der bestehenden Arbeitsbelastung der Beteiligten nur noch mit IT-Unterstützung bewältigen. IT-Unterstützung bietet die Chance auf mehr Verbindlichkeit und Konsequenz in der Steuerung und stellt eine Leitplanke auf, um die Projektarbeit nach einheitlichen methodischen Grundsätzen zu führen. Sie sorgt für Prozesssicherheit und Standards, die die Arbeit aller Beteiligten erleichtern.
Joachim Bues
Team Performance und Wirksamkeit – ein neues Feld für Portfolio-Managementansätze
Zusammenfassung
Projektportfolio-Management, der Name ist Programm. Doch ist diese Methode nur auf die Priorisierung oder das Risikomanagement von Projekten limitiert, mit denen eine Unternehmens- oder Ressortstrategie umgesetzt werden soll? Unser innovativer Ansatz zeigt auf, wie Wirksamkeit und Performance eines jeden Teams mittels eines spezifischen Portfolios, dem Dynamischen Aktivitäten-Portfolio, beschrieben und dargestellt werden können. So wird Effektivität und Effizienz steuerbar, die Wirksamkeit messbar. High Level Performance wird als Führungsaufgabe greifbar. Transparenz, gegenseitiges Einbeziehen und Verstehen, Verbindlichkeit und realistische Verantwortung sind dabei wichtige Bestandteile, die eingefordert und unterstützt werden. Der folgende Beitrag leitet diese Arbeitsmethodik her und zeigt dabei in der Praxis bewährte Wege auf, wie ein Transfer in den Alltag gut gelingen kann.
Wolfgang Alter, Martin Hecker, Roland Steiger

Anwendung und Beispiele

Frontmatter
Behördliches Multiprojektmanagement aus organisatorischer Sicht
Zusammenfassung
Projektmanagement im behördlichen Umfeld ist schon länger kein Neuland mehr, ein etabliertes Multiprojektmanagement ist derzeit jedoch lediglich in einem eher kleinen Anteil der Verwaltungen zu finden. Hier zeigt sich ein deutlicher Nachholbedarf gegenüber der privatwirtschaftlichen Entwicklung, der nicht ausschließlich im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung aufgearbeitet werden kann, sondern durch stetigen Wissensaufbau, Entwicklung des Reifegrads im Multiprojektmanagement und strategischen Kooperationen befeuert werden muss. Der Artikel beschreibt den aktuellen Stand des behördlichen Multiprojektmanagements und zeigt auf, welche aktuellen Entwicklungen als Treiber der Modernisierung zu beobachten sind.
Jens Wischhusen
Steuerung eines Projektportfolios als Regelkreis – Praxisbeispiel aus der Daimler AG
Zusammenfassung
Gezeigt wird das Management des Projektportfolios anhand eines Phasenmodells. Zum Einsatz kommt die Zielkorridor-Steuerungsmethode, wie sie bei der operativen Steuerung des Projektportfolios unterstützend eingesetzt werden kann.
Christian Sturm, Sarah Angstmann
Projektportfolio-Management in der kirchlichen Organisation
Zusammenfassung
Landauf landab initiieren, planen und realisieren katholische Bistümer und evangelische Landeskirchen Reform- und Veränderungsprozesse. Das ist, wenn man den fast schon zum Allgemeinplatz gewordenen Begriff der Kirche als „ecclesia semper reformanda“ bemüht, erst einmal überhaupt nichts Neues. Dennoch ist in den letzten Jahrzehnten des vergangenen Jahrtausends ein Reformstau entstanden, so dass der Druck auf bestimmte Themen in den letzten zehn Jahren massiv zugenommen und eine enorme Veränderungsdynamik erzeugt hat. Die Themen reichen von der Ausrichtung auf Kernkompetenzen, die Bündelung und Konzentration von vorhandenen Kräften, von Organisationskonzepten, über neue Steuerungsmodelle bis hin zu harten Sanierungsprojekten.
Jürgen Jansen
Projektportfolio-Management Implementierung
Zusammenfassung
Häufig wird ein Blick auf die Summe der Projekte als eine wichtige aber nicht kontinuierliche Aufgabe verstanden. Situativ, von Zeit zu Zeit, verschafft man sich eine Übersicht. Jeweils nach der gerade aktuellen Fragestellung stellt man die vorhandenen Projekte zusammen. Dieses eher reaktive Verhalten mag für relativ stabile und langfristige Geschäfte Sinn machen; aber welches Geschäft ist in der heutigen, schnelllebigen Zeit schon stabil. Globalisierung, Innovation, Politik, Umweltveränderungen etc. sind Motor eines eher zunehmenden Wandels. Und dies wiederum verlangt von den Organisationen eine permanente Aufmerksamkeit. Vor dem Hintergrund stellt sich nicht nur die Frage nach der Bewertung des Portfolios, sondern insbesondere darnach, wie ein kontinuierliches und substanzielles Projektportfolio-Management im Unternehmen eingeführt und belastbar verankert werden kann.
Matthias Hirzel
Strategie und Projektportfolio-Management – ein Praxisbeispiel aus der BMW Group
Zusammenfassung
Die Strategieumsetzung ist in der Praxis mit vielen Fragezeichen versehen: „Was ist unsere Strategie? Wie kriegen wir das in die Praxis oder noch wichtiger, wie verstehen das die Mitarbeiter? Wie richtet man die ganzen Ideen und Verbesserungsvorschläge zielorientiert aus?“ Zudem gestaltet sich die Implementierung anhand trockener Theorie und Modelle eher schwierig und löst in der Regel keine Begeisterungsstürme in der Belegschaft aus. Das Werk München der BMW Group hat mit einfacher Übersetzungsleistung ein Exzellenzprogramm geschaffen, welches die Strategie und das Zielemanagement lebendig im Unternehmen verankert. Der folgende Bericht gibt einen Einblick in genau diesen Prozess.
Mona Meister, Martin Haider
Strategisch initiierte Prozesskettenoptimierung im internationalen Projektportfolio
Zusammenfassung
Projekte im internationalen Umfeld sind häufig sehr komplex – das Netz der Zusammenarbeit besteht oft aus einem über mehrere Länder oder sogar den ganzen Globus verteilten Projektteam und umfasst Projektpartner, Lieferanten und Sublieferanten. In solchen Fällen weist ein produktbezogenes Programm, in dem dieselben Akteure in unterschiedlichen Projekten vernetzt sind, häufig das Potenzial auf, projektübergreifende Kosteneinsparungen auf Basis einer strategisch initiierten Prozesskettenoptimierung zu realisieren. Selbst im gesamten Portfolio lassen sich aufgrund vergleichbarer Prozessketten in unterschiedlichen Programmen Einsparungen realisieren.
Brigitte Melzig, Cornelia Niklas
Strategisches Stakeholdermanagement und Änderungsmanagement im Programm eAkte der bayerischen Staatsverwaltung
Zusammenfassung
Strategisches Stakeholdermanagement ist neben einem zentral gesteuerten Änderungsmanagement auch im Behördenumfeld ein wesentlicher Erfolgsfaktor in einer Multiprojektumgebung. Im folgenden Beitrag wird beschrieben, welche Ziele mit dem Programm eAkte Bayern verfolgt wurden, welche Produktlösung eingeführt wurde und wie im Rahmen eines strukturierten Stakeholder- und Änderungsmanagements die verschiedenen Projekte und betroffenen Personen an der Weiterentwicklung des Produkts erfolgreich zusammenwirken.
Stefan Grübert
Backmatter
Metadaten
Titel
Projektportfolio-Management
herausgegeben von
Matthias Hirzel
Dr. Wolfgang Alter
Cornelia Niklas
Copyright-Jahr
2019
Electronic ISBN
978-3-658-26260-0
Print ISBN
978-3-658-26259-4
DOI
https://doi.org/10.1007/978-3-658-26260-0

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